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Das Thema Zeitmanagement und chronischer Zeitmangel betrifft heutzutage jeden. Und da es eine große Rolle für deinem Business spielt, habe ich – Claudio Catrini – da ein paar einfache aber effektive Tipps für dich parat. Damit du für und während deiner Arbeit besser und strukturierter mit deiner dir zur Verfügung stehenden Zeit umgehen kannst!
Der Begriff Zeitmanagement ist irreführend, denn die Zeit selbst lässt sich natürlich nicht managen. Der Tag hat für jeden nur 24 Stunden übrig. ? Daher geht es vielmehr um den richtigen Nutzen: Wie teile ich mir meine Arbeitszeit sinnvoll ein? Und wie nutze ich diese möglichst effektiv? Um ein erfolgreicher Zeitmanager zu werden, verinnerliche bitte die folgenden Regeln:
Auch wenn du es vielleicht zu unrecht als unnötige Bürde ansehen solltest: Effektives Arbeiten geht einher mit einer strukturierten und konsequent eingehaltenen Zeitplanung! Es ist daher unerlässlich, früh genug mit der Konzeption anzufangen, damit du dir einen Überblick über die zu bearbeitenden Themen verschaffen kannst. Davon ausgehend bist du dann dazu in der Lage, die entsprechenden Aufgaben in deinen Tagesplan zeitlich einordnen zu können. Ein schriftlich fixierter Arbeitsplan – nicht nur für einzelne Tage, sondern auch für die nächsten Wochen und Monate – verschafft dir die nötige Übersicht und eine gewisse Verbindlichkeit bei deinem Tun. Mit dieser Vorgehensweise gibst du Prokrastination keine Chance. Gleichzeitig hast du dadurch auch deine Arbeitsschritte immer klar vor Augen.
? So einfach und so effektiv: Bei der sogenannten „ABC-Methode“ gibt es drei Kategorien, in denen sich Tätigkeiten der genannten Reihenfolge nach (A = wichtig, B = weniger wichtig, C = kaum wichtig bis unwichtig) zuordnen lassen. Es empfiehlt sich dann logischerweise, die Prioritäten in ebendieser Reihenfolge abzuarbeiten. Ähnliche Modelle gibt es zu genüge, diese hier ist aber die wohl einfachste und wahrscheinlich gerade deswegen auch so zielführend!
5️⃣ Vielleicht bist du auch schon mit der 5-Minuten-Regel vertraut, wenn nicht stelle ich dir auch diese simple Taktik vor, die da lautet: Alles, was du in 5 Minuten oder weniger Zeit abarbeiten kannst, das erledige sofort! – Wenn du dem folge leistest, können sich kleinere Zeitfresser gar nicht erst über Tage und Wochen hinweg häufen. Denn wir wollen ja vermeiden, dass sie sonst irgendwann mit deinen größeren Vorhaben in Konkurrenz stehen. Durch das Abarbeiten kleinerer Aufgaben kannst du schnell kleine Erfolgserlebnisse verbuchen. Mit diesem kickback of energy hast du wiederum mehr Motivation und den Kopf frei, dich deinen größeren Projekten zu widmen!
? Nicht immer ist die lange Bank der schlechteste Ort für eine Aufgabe, schließlich ist nicht jede überlebenswichtig und unaufschiebbar. Die wichtigsten To-Dos verdienen deine Aufmerksamkeit jetzt, hier und sofort; alle anderen dürfen getrost auch mal verschoben werden.
Nur wer unter einem gewissen Druck steht, eine Aufgabe lösen zu müssen, geht auch mit entsprechender Energie an die Sache. Das Geheimnis hierbei: Der Druck muss nicht von außen kommen, sondern kann auch von dir selbst ausgehen. Setze dir daher zeitnahere Deadlines als die ursprünglich vorgegebene Frist. Über den Tag verteilt kannst du dir mithilfe eines (Handy-)Weckers so ganz leicht Zeitspannen selbst definieren. Dadurch kannst du sicherstellen, dass du das von außen gesetzte Zeitlimit auch einhältst.
Vor langwierigen, komplexen Aufgaben steht man oft wie vor einer riesigen Mauer, was nur allzu schnell in Frust und Aufschieberitis mündet… Um das zu verhindern, rate ich dir dazu, größere Aufgaben in mehrere kleinere Teilstücke zu zerlegen. So kannst du dein großes Vorhaben – wie beispielsweise ein eigenes Buch zu schreiben – in mehrere kleine Teilaufgaben untergliedern und diese dann nach und nach abarbeiten. Bei derartigen Projekten kannst du dann so über einen längeren Zeitraum sicherstellen, dass du kontinuierlich am Ball bleibst. Denn auch mit kleinen Schritten kommst du deinem Ziel langsam aber sicher näher!
So toll Multitasking auch klingt und so beliebt es zu sein scheint: Das menschliche Gehirn ist nicht dazu in der Lage, zwei komplexe Aufgaben gleichzeitig zu erledigen – auch nicht als Frau. Das ist tatsächlich nur bei eingefleischten Routineaufgaben der Fall, wie z. B. Laufen, Auto fahren etc., nicht jedoch, wenn es Arbeiten geht, wo du bewusst bei der Sache sein musst. Effektiver ist es daher, eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten.
Social Media, E-Mails, Smartphone, Fernseher und Co. – alles wunderbare Hilfsmittel und Zeitvertreibe. Aber eben auch Zeitfresser. Richte dir daher Zeitfenster ein, in denen du alle Störquellen deaktivierst und du dich von nichts ablenken lässt. Willst du dich im Internet über das Weltgeschehen informieren, dann nur zu bestimmten Zeiten am Tag – und nicht immer wieder zwischendurch.
Bei alledem was ansteht ist es natürlich auch unerlässlich, dir auch immer wieder Zeit für Pausen zu nehmen, in denen du deine Batterien auftanken kannst. Denn kleine Auszeiten über den Tag verteilt sind mindestens genauso wichtig wie die anstehenden Aufgaben selbst. Sowie du dir deine Arbeitszeiten blockst, baust du auch deine zeitlichen Kraftoasen mit ein. Nach einer kurzen Pause bist du besser in der Lage, dich wieder fokussiert und gestärkt deiner Tätigkeit zu widmen. Denn auf jede Arbeitsphase sollte irgendwann auch eine Ruhephase folgen – und zwar spätestens dann, wenn du merkst, dass dir die Puste ausgeht. Bist du also nicht mit klaren Gedanken bei der Sache, wechsle nach einer Pause wieder zurück in den effektiven Aktionsmodus.
⌛ Zeitmanagement beginnt bei der richtigen Arbeitsplanung. Schaffe dir einen Überblick über die zu bearbeiteten Themen und halte die Aufgaben schriftlich für dich fest. Ordnung und Struktur sind bereits die halbe Miete!
⌛ Setze dir Prioritäten!
? Mit der „ABC-Methode„, bei denen du deine Aktivitäten kategorisierst in A = wichtig, B = weniger wichtig, C = kaum wichtig bis unwichtig.
5️⃣ Mit der 5-Minuten-Regel: Alles, was du in 5 Minuten oder weniger Zeit abarbeiten kannst, erledige sofort!
? Alles andere was nicht wirklich dringlich oder wichtig ist, darfst du ruhigen Gewissens auch mal ganz bewusst auf die lange Bank schieben, um so den wichtigen und dringlichen To-Dos den Vortritt zu gewähren.
⌛ Setze dir eigene Zeitlimits, dann hast du nach hinten raus auch noch einen Zeitpuffer im Falle von unvorhergesehenen Eventualitäten.
⌛ Um zu verhindern, dass du vor größeren und komplexeren Projekten resignierst und du dich durch Startschwierigkeiten möglicherweise selbst ausbremst, zerteile eine große Aufgabe lieber wohl portioniert in mehrere kleine Teilstücke, die du peu à peu bearbeitest. Denn auch mit kleinen Schritten bewegst du dich langsam aber sicher auf dein Ziel zu!
⌛ Vermeide es an mehreren Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten, denn zu Multitasking ist unser Gehirn entgegen der landläufigen Meinung faktisch nicht in der Lage. Arbeite deine Aufgaben daher lieber nacheinander ab!
⌛ Entlarve und eliminiere Zeitfresser und andere potenzielle Störquellen, die deinen Workflow unterbrechen können. ?
⌛ Gönne dir zwischen den Arbeitsphasen auch bewusst Pausen, in denen du auftanken kannst, um dann zu gegebener Zeit wieder mit vollem Elan weiter an deinen Projekten arbeiten zu können. ?
Danke, dass du dir bis hier hin die Zeit genommen hast, meinen Blogbeitrag zu lesen. Das weiß ich zu schätzen, denn unsere (Lebens-)Zeit selbst lässt sich im Gegensatz zu unserem Business nicht skalieren. Daher ist und bleibt Zeit stets unser wertvollstes Gut! Wenn du diese Hinweise beherzigst und sie bei deiner Arbeitsplanung berücksichtigst, wird dich das nachhaltig auf allen Ebenen deines Lebens voranbringen. Gleichzeitig wird dir das wiederum Zeit für andere Lebensbereiche schenken.
Ich wünsche dir ein effektives Zeitmanagement und die Fähigkeit, damit bewusster zu haushalten! ?
Dein Claudio Catrini
Wenn dieser Blogbeitrag für dich hilfreich war, dann schau auch gerne bei den folgenden drei Blogbeiträgen von mir vorbei: Kenne diese 3 Gründe, warum 90% der Menschen ihre Ziele nicht erreichen. In einem anderen Artikel stelle ich dir meine Beutelgeschichte vor, wo es u. a. ebenfalls um das Thema Zeit geht. Und hier erfährst du, wie du als Verkäufer gekonnt mit Vorwänden wie: „Ich hab‘ keine Zeit!“ umgehen kannst!
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